Je gère le temps de travail FAQ

Comment considérer le temps de travail consacré aux manifestations ou événements exceptionnels ?

Plusieurs cas sont à distinguer :

les agents qui interviennent « pour aider » lors de manifestations :

ce temps n’est pas compris dans leur temps de travail annuel (donc soit récupéré, soit payé en plus)
une négociation claire mérite d’avoir lieu entre le pilote de la manifestation et le chef de service « habituel » pour définir le travail à fournir et le planning
un dialogue clair mérite d’être mené entre l’agent et le chef de service : quelle re-priorisation des missions ? comment limiter l’impact des manifestations sur l’activité habituelle ? en quoi la participation aux manifestations peut être source de motivation ou d’apprentissage pour l’agent ?

Attention ! Les garanties minimales en matière de temps de travail doivent être respectées.

Ce qui est à clarifier par la collectivité :

les heures sont-elles systématiquement récupérées ?
ou systématiquement payées ?
ou récupérées parfois (selon critères) et payées parfois (selon critères)

Les agents dont le métier comprend la participation aux manifestations :

(métiers communication, spectacle, culture, régie technique de manifestations…)

Le travail fait clairement partie du métier et impacte l’organisation du temps de travail en amont des manifestations.

A arbitrer :

Option 1 : Soit ce travail n’est pas compté dans les 1607 heures de travail annuel (les heures effectuées au-delà de la semaine habituelle sont donc soit récupérées, soit payées en plus)

Avantage : souplesse d’adaptation en fonction du programme variable de manifestations
Inconvénients : si les manifestations constituent une part importante du travail à l’année, le reste des missions risque d’être désorganisé. Un suivi précis des heures effectuées en plus doit être établi par le responsable de service.
Risques : non-respect des garanties minimales en matière de temps de travail

Option 2 : Un forfait « manifestations » est compris dans les 1607 heures de travail. Exemple : 300 heures consacrées aux manifestations. (Le cycle de travail régulier est donc construit sur la base de 1307 heures, soit par exemple 186 journées de 7h). Si les besoins dépassent le forfait, recours aux heures supplémentaires (payées ou récupérées).

Avantages : le travail est organisé en intégrant l’ensemble des missions. Visibilité et souplesse. Pas de dépassement des garanties minimales si la planification claire et précise.
Inconvénient : Si les besoins dépassent le forfait

Le travail est annualisé en fonction des périodes d’activité.

Attention ! Si de manière régulière un agent est appelé à travailler le soir et le week-end, la rémunération ou les conditions de travail doivent compenser cette contrainte de manière spécifique :

Soit par une réduction de la durée annuelle du travail par dérogation
soit par du temps de récupération à faire valider au fur et à mesure)
soit par un régime indemnitaire particulier

Que disent les textes concernant la durée de la pause méridienne ?

Aucune pause méridienne minimale autre que les 20 minutes de pause à l’issue de 6 heures de travail n’est réglementairement prévue par les textes.

L’article 4 du décret n°2000-815 du 25 août 2000 dispose, pour la fonction publique d’Etat, que « Des arrêtés ministériels pris après avis des comités techniques ministériels compétents définissent les cycles de travail auxquels peuvent avoir recours les services. Ces arrêtés déterminent notamment la durée des cycles, les bornes quotidiennes et hebdomadaires, les modalités de repos et de pause. »

Pour la fonction publique territoriale, cela signifie qu’une collectivité peut définir les modalités de repos et de pause par délibération.

La réponse ministérielle précitée rappelle par ailleurs que, en vertu des dispositions du décret n°2000-815 du 25 août 2000, la durée quotidienne de travail ne doit pas excéder dix heures et aucun temps de travail quotidien ne peut atteindre six heures sans que les agents bénéficient d’un temps de pause d’une durée minimale de vingt minutes. « Ces dispositions n’interdisent toutefois pas qu’une durée minimale plus grande soit fixée pour la pause méridienne des agents (Conseil d’Etat, 29 octobre 2003, n°245347) ».

Comment se définit juridiquement la « pause méridienne » ?

Il n’existe pas de précision dans les textes, et particulièrement sur le créneau pendant lequel prendre la pause méridienne. Etant donné sa nature, « pause méridienne » signifiant la pause de midi, il semblerait compliqué de la prévoir à 16h. En revanche, selon les cycles de travail, il pourrait être convenu un créneau entre 11h30 et 14h30. La pause déjeuner à 15h parait un peu plus éloignée de la nature de cette pause mais seul le juge administratif pourrait nous le confirmer.

Comment déroger aux prescriptions minimales de temps de travail ? (12 heures d’amplitude, 10 heures de travail, 11 heures de repos journalier, 35 heures de repos hebdomadaire)

L’article 3 du décret n°2000-815 du 25 août 2000 prévoit la possibilité d’y déroger notamment « lorsque les circonstances exceptionnelles le justifient et pour une période limitée », avec information immédiate des représentants du personnel au comité technique.

La question se pose de savoir si les évènements tels que le marché de noël ou les festivités du 14 juillet sont des circonstances exceptionnelles ou non.

La réponse à cette question n’est pas tranchée. Les circonstances exceptionnelles sont en principe plutôt liées à une situation entraînant un trouble à l’ordre public ou entravant le fonctionnement des services publics, intempéries, catastrophe naturelle…

La collectivité doit avoir en tête qu’en cas d’incident lors de ces évènements, si une enquête est conduite afin de déterminer les responsabilités, l’importante amplitude horaire des agents pourrait être relevée.

Comment sont considérées les heures de travail effectuées la nuit ?

Si ces heures de nuit sont incluses dans le cycle de travail de l’agent (incluses dans le calcul de son temps de travail) : on parle alors de travail normal de nuit. L’agent perçoit sa rémunération normale. La collectivité peut prévoir par délibération une indemnité horaire pour travail normal de nuit pour les heures réalisées entre 21 heures et 6 heures. Le taux horaire maximal de cette indemnité est fixé à 0,17 euro. La collectivité peut également prévoir une IFSE prenant en compte le travail normal de nuit considérant la sujétion particulière.
Si les heures de nuit sont réalisées en dehors du cycle de travail de l’agent : il s’agit d’heures complémentaires (pour les postes à temps non complet) /supplémentaires (pour les postes à temps complet) réalisées de nuit. Si l’agent effectue des heures supplémentaires, le décret n°2002-60 du 14 janvier 2002 prévoit une majoration de 100% pour les travaux supplémentaires réalisés entre 22 heures et 7 heures. Les heures complémentaires sont en principe non majorées, sauf si une délibération le prévoit. Attention, nouvelle disposition : le décret n°2020-592 du 15 mai 2020 dispose que le taux de majoration des heures complémentaires est de 10 % pour chacune des heures complémentaires accomplies dans la limite du dixième des heures hebdomadaires de service afférentes à l'emploi à temps non complet et de 25 % pour les heures suivantes. Il ne s’agit donc pas des mêmes majorations que pour les heures supplémentaires

Y a-t-il une obligation pour l’employeur d’informer l’agent de son solde de congés sur le bulletin de paie ?

Les agents doivent avoir accès à leur solde de congés, mais pas forcément par l’intermédiaire du bulletin de paie.

Quels temps en plus pour les temps non complets (ex : quand on travaille 28 heures alors que le poste est créé à 20 heures) ?

Il existe une différence entre les postes créés à temps complet (car correspondant à un besoin de travail estimé à 1607 heures annuelles) et les postes créés à temps non complet (ex : 20 heures / semaine).
Certains agents à temps non complet sont censés travailler à 20 heures mais pour plusieurs raisons (renforts, remplacements de collègues absents…) il leur arrive de travailler plus, parfois jusqu’à 35 heures par semaine. La collectivité doit se poser la question : le besoin d’augmenter l’activité de l’agent est-il ponctuel (situation exceptionnelle ? arrêt maladie) ou est-il durable ? Si le besoin est durable, il peut être décidé d’augmenter la quotité de temps des postes à temps non complet (ex : passer de 20h / semaine à 28h / semaine)
Les heures effectuées par les agents sur postes à temps non complet sont des heures complémentaires à concurrence du temps plein et des heures supplémentaires au-delà.

Peut-on prendre des congés en dehors des vacances scolaires ?

Pour certains métiers, la règle de présence en période scolaire a été posée car elle est liée au sens du métier (ex : assurer l’accueil des enfants en classe). Si le métier change et comprend d’autres missions (ex : animation sur temps de vacances, entretien des locaux, tâches administratives…), cette règle peut être réinterrogée. Pour rappel, le calendrier des congés est fixé avec l'accord préalable de l'employeur, au regard des nécessités du service.

Comment sont calculés les jours de congés annuels si on a une durée hebdomadaire différente chaque semaine ?

La durée des congés annuels est égale à « 5 fois la durée hebdomadaire de service »
Il convient de calculer un nombre de jours moyens travaillés dans la semaine pour calculer le nombre de jours de Congés annuels.

Si on a une journée continue, on a droit à 20 minutes de pause au bout des 6 heures. Sont-elles comptées dans le temps de travail ? Le travail effectif est-il de 6h ou 6h20 ?

Conformément à l'article 3 du décret n°2000-815 du 25 août 2000, aucun temps de travail quotidien ne peut atteindre six heures sans que les agents bénéficient d'un temps de pause d'une durée minimale de vingt minutes.

La pause de 20 minutes peut intervenir au cours des 6 heures de travail ou au plus tard à l'issue de 6 heures de travail.

La question se pose de savoir si ces 20 minutes sont à comptabiliser comme du temps de travail effectif.

La réponse dépend de l'organisation de cette pause.

En effet, l'article 2 du décret précité dispose que "La durée du travail effectif s'entend comme le temps pendant lequel les agents sont à la disposition de leur employeur et doivent se conformer à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles".

Dès lors, si pendant les 20 minutes de pause, les agents restent à la disposition de leur employeur, elles seront comptabilisées comme du temps de travail (= journée de 6h20).

En revanche, si pendant ces 20 minutes, les agents sont libres de vaquer à leurs occupations personnelles (retourner chez eux, aller faire leurs courses...), ces 20 minutes ne constituent pas du temps de travail effectif.

En pratique, lorsque la pause se limite à 20 minutes, il est probable que les agents restent à la disposition de leur employeur.

Qu’en est-il du régime de temps de travail des cadres ?

De façon régulière, les emplois d’encadrement dans la collectivité sont soumis à un régime particulier en matière de temps de travail compte tenu du niveau de rémunérations et de primes.
Les agents ayant un poste d’encadrement ont le plus souvent les mêmes droits que les autres agents en matière de jours de congés et de jours RTT
Mais la journée de travail diffère et n’est pas comptée en heures. A minima, la journée de travail « couvre » celle des autres agents (pour assurer le rôle de soutien aux équipes) et au maximum ce que permet la réglementation (soit 10h de travail sur 12h d’amplitude).
Les travaux en commission le soir sont :

- soit considérés comme partie intégrante du métier et justifient une rémunération plus élevée.

- soit considérés comme travaux exceptionnels au-delà du métier et peuvent donner suite à une récupération ou à une rémunération d’heures supplémentaires

Dans quel cas peut-on déroger à la règle des 1607 heures ?

L’article 2 du décret n° 2001-623 du 12 juillet 2001 précise, qu’après avis du comité technique, la collectivité peut déroger à la durée annuelle de 1.607 heures lorsque les missions et les cycles de travail afférents imposent des sujétions particulières, et notamment, :

Travail de nuit
Travail le dimanche
Travail en horaires décalés
Travail en équipes
De modulation importante du cycle de travail
Ou de travaux pénibles ou dangereux

Selon une question écrite Sénat n°011335 du 7 septembre 2017, un conseil municipal peut ainsi, s'agissant d'un agent chargé du gardiennage d'une salle destinée à la location pour des fêtes, fixer le cycle de travail sur la base des samedis et dimanches des périodes pendant lesquelles la salle est louée, en réduisant s'il y a lieu sa durée annuelle de travail.

Il s’agit bien d’une réduction de la durée annuelle de travail (qui se traduit soit par des journées de travail plus courtes sur un planning annualisé, soit par des jours RTT supplémentaires). Mais cette réduction du temps de travail ne consiste pas en l’attribution de jours de congés annuels supplémentaires.

Quelle différence entre ARTT et jours de récupération de cycle ?

Il existe parfois une confusion entre 2 régimes :

la semaine de référence à 39 heures génère 23 jours RTT qui peuvent être pris sur jours fixes suivant le planning du service (ex : 1 vendredi sur 2)
la semaine de référence à 35 heures, qui ne génère pas de jours RTT mais qui peut être envisagée sur 2 semaines (ex : 1 semaine à 39h + 1 semaine à 31h = 2 semaines à 70h = moyenne de 35h hebdo). Quand un agent est amené à travailler davantage d’heures que prévu par son cycle de travail, il aura à récupérer plus tard les heures ou jours effectués au-delà du planning prévu.

Les droits aux RTT peuvent-ils être ouverts à tous les agents ?

Pour respecter l’équité concernant la durée du travail à 1607 heures / an :

Les droits aux RTT n’existent que pour les agents dont la durée hebdomadaire de travail de référence est supérieure à 35 heures.
Les agents dont le travail est annualisé ont droit à des jours de congés annuels et des jours de fractionnement (si les conditions sont remplies). Au planning, sont notés : les jours de travail, les jours de congés, les jours non travaillés les autres absences (formation, arrêt maladie, absences sur autorisation…)
Les agents dont la semaine de référence est de 35 heures n’ont pas droit aux RTT.

Aujourd’hui, je récupère mes jours de temps partiels quand ils tombent sur un jour férié. Qu’en sera-t-il demain ?

La pratique des « jours mobiles » calculés chaque année en fonction du nombre de jours fériés ne correspond pas au cadre règlementaire qui indique un forfait de 8 jours fériés pour calculer la durée annuelle. Les agents seront « gagnants » certaines années et « perdants » d’autres années. L’équilibre se fait sur une longue période.
Pour les agents à temps partiel, les jours de temps partiel n’ont pas à être reportés s’ils coïncident avec un jour férié.

Si l’amplitude maxi est de 12 heures maximum, quid de la réunion du soir jusqu’à 20h30 quand je commence à 7h30 ? (exemple d’un agent de multi-accueil)

Une journée de travail de 13 heures d’amplitude n’est pas règlementaire.
Si une dérogation est souhaitée, elle doit être encadrée précisément par une délibération avec mention des métiers concernés, des limites et expliquer la raison de cette dérogation et le manque de solution alternative. En vertu de l’article 3 décret n°2000-815 du 25 août 2000 : « Lorsque des circonstances exceptionnelles le justifient et pour une période limitée, par décision du chef de service qui en informe immédiatement les représentants du personnel au comité technique compétent. »