Assistance Archives

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communes et établissements publics de Loire-Atlantique ont déjà fait appel au service

L’ASSISTANCE DU SERVICE ARCHIVES DU CDG44

Afin de répondre aux obligations d’archivage et besoins d’organisation de l'information des collectivités et établissements publics non dotés d’un service d’archives constitué, le service Assistance Archives du Centre de Gestion FPT 44 propose la mise à disposition d’archivistes diplômés.

Objectifs

UN SERVICE EXPERIMENTÉ

Le service Assistance Archives du Centre de Gestion FPT 44 a été créé en 1998 en concertation avec les Archives départementales et l’Association fédérative des maires de Loire-Atlantique.  Il est la réponse aux besoins exprimés par les collectivités et établissements publics non dotés d’un service d’archives constitué ou d’un archiviste.

L’expertise et la technicité bien reconnues caractérisent notre équipe de 7 professionnels de l’information diplômés, archivistes itinérants travaillant en temps partagé selon la réglementation en vigueur prescrite par le SIAF et en collaboration avec les Archives départementales de Loire-Atlantique.

LES SERVICES PROPOSÉS

Situées au croisement des domaines administratif et patrimonial, les missions archivistiques menées en faveur des collectivités s’intéressent à l’intégralité du circuit de l’information : collecte, classement, conservation et communication.

  • Aide à la maîtrise d'ouvrage : tous sujets liés aux archives et à l'archivage.
  • Traitement des fonds anciens et contemporains : récolement réglementaire, tri, élimination, classement, cotation, inventaire, conditionnement.
  • Maintenance régulière : mise à jour du classement initial par le traitement de l’accroissement documentaire des services depuis la dernière intervention de l'archiviste.
  • Sensibilisation des agents producteurs aux règles de classement, versement et recherche des archives.
  • Formation de référents-archives à la coordination des actions d'archivage afin de maintenir le système de classement mis en place.
  • Elaboration de procédures de gestion des documents courants (papier et informatiques), de procédures d'archivage : plans de classement, tableaux de gestion indiquant les durées de conservation des documents, etc.
  • Préparation à l’archivage électronique : arborescences, nommage, versioning, formats, métadonnées, etc
  • Autres actions : assistance à déménagement de fonds, rédaction de règlement de consultation, de plan de prévention des risques, mise en valeur culturelle (accueil et orientation de chercheurs, conception d’exposition, rédaction de dossier historique, animation d’atelier scolaire).

La démarche du CDG

MODALITES D’INTERVENTION

L’intervention d’un archiviste s’effectue après demande écrite de la part de la collectivité (courrier postal ou électronique).

  1. AUDIT GRATUIT  (pour une 1ère intervention)
  2. PROPOSITION DES TRAVAUX ARCHIVISTIQUES A REALISER (durée, nature et coût)
  3. ENGAGEMENT ECRIT DE LA COLLECTIVITE
  4. PROGRAMMATION DE LA MISSION AU PLANNING
  5. SIGNATURE D’UNE CONVENTION
  6. INTERVENTION DE L’ARCHIVISTE 

Tarifs

Tarif de mise à disposition d’un archiviste au 1er janvier 2020 :

42€ par heure effective de travail.

Audit de pré-intervention sur site gratuit.

Grâce à la participation financière du Conseil départemental, une minoration* du tarif est proposée en faveur des communes de moins de 10000 habitants et des établissements publics de coopération intercommunale non dotés d'un archiviste, selon les barèmes indicatifs des potentiels fiscaux et financiers par habitant (population DGF) de l'année d'intervention n-1, fixés par le CDG en concertation avec les Archives départementales (convention 2020-2022) :

  • 10% pour communes potentiel financier >700€
  • 20% pour communes PF compris entre 606€ et 700€
  • 30% pour communes PF compris entre 560€ et 605€
  • 40% pour communes PF <560€
  • 10% pour EPCI potentiel fiscal >281€
  • 20% pour EPCI PF compris entre 241€ et 280€
  • 30% pour EPCI PF <240€

*Hors maintenance et travaux définis dans la rubrique "autres actions".

Si souhaité, un fractionnement de l’intervention proposée sur 2 voire 3 années est possible afin de permettre l’étalement de la dépense sur plusieurs exercices budgétaires.

Les frais de conditionnement (achat de boîtes et du matériel de conservation) et d’élimination (enlèvement et destruction) des archives sont à la charge des collectivités.