Organisation et gestion des archives

photos avant et après traitement des archives

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communes et établissements publics de Loire-Atlantique ont déjà fait appel à un archiviste du CDG44

 

 

 

                                                                                          L’ASSISTANCE ARCHIVES

        DU CDG44

Afin de répondre aux obligations d’archivage et besoins d’organisation de l'information des collectivités et établissements publics non dotés d’un service d’archives constitué, le service Conseil et développement en management et organisation du Centre de Gestion FPT 44 propose l'expertise d’archivistes diplômés.

Objectifs

UN SERVICE EXPÉRIMENTÉ

La prestation d'aide à l'archivage du CDG44 a été créé en 1998 en concertation avec les Archives départementales et l’Association fédérative des maires de Loire-Atlantique.  Elle est la réponse aux besoins exprimés par les collectivités et établissements publics non dotés d’un service d’archives constitué ou d’un archiviste.

L’expertise et la technicité bien reconnues caractérisent notre équipe de 7 professionnels de l’information diplômés, archivistes itinérants travaillant en temps partagé selon la réglementation en vigueur prescrite par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) et en collaboration avec les Archives départementales de Loire-Atlantique.

LES SERVICES PROPOSÉS

Les missions archivistiques menées en faveur des collectivités sont situées au croisement des domaines administratif et patrimonial, et s’intéressent à l’intégralité du circuit de l’information, en faveur des archives papier et électroniques :

  • Traitement de fonds papier modernes et contemporains : réaliser le tri, les éliminations et le classement physique et intellectuel réglementaire au sein de vos documents,
  • Maintenance des archives papier : mettre à jour le classement initial et traiter l'accroissement documentaire de vos services depuis la dernière intervention de l'archiviste du CDG44, antérieure à 6 ans,
  • Accompagnement à la gestion des données : après une 1ère intervention d'un archiviste du CDG44, former des référents-archives pour coordonner vos actions d'archivage ; sensibiliser vos agents producteurs au préarchivage ; rédiger des tableaux de gestion de vos documents (durées de conservation),
  • Organisation des documents numériques et préparation à l'archivage électronique : structurer une arborescence informatique fonctionnelle et performante ; vous sensibiliser aux règles d'utilisation (gestion, règles de nommage),
  • Aide au récolement réglementaire des archives post-électoral (élections municipales et communautaires) : vérifier la présence et l'état de vos archives ; rédiger le procès-verbal et l'inventaire sommaire attestant le transfert de responsabilités de vos archives d'un mandat à l'autre.

La démarche du CDG

MODALITES D’INTERVENTION

L’intervention d’un archiviste s’effectue après demande écrite de la part de la collectivité (courrier postal ou électronique).

  1. AUDIT GRATUIT PREALABLE A INTERVENTION  (hors récolement et maintenance de moins de 6 ans)
  2. PROPOSITION DES TRAVAUX ARCHIVISTIQUES A REALISER (nature, durée et coût)
  3. ENGAGEMENT ECRIT DE LA COLLECTIVITE
  4. PROGRAMMATION DE LA MISSION AU PLANNING
  5. SIGNATURE D’UNE CONVENTION
  6. INTERVENTION DE L’ARCHIVISTE ET LIVRABLES

Tarifs

Tarif d'intervention d’un archiviste au 1er janvier 2022 :

42€ par heure effective de travail.

Audit de pré-intervention sur site gratuit.

Grâce à la participation financière du Conseil départemental, une minoration du tarif est proposée en faveur des communes de moins de 10000 habitants et des établissements publics de coopération intercommunale non dotés d'un archiviste, selon les barèmes indicatifs des potentiels fiscaux et financiers par habitant (population DGF) de l'année d'intervention n-1, fixés par le CDG en concertation avec les Archives départementales (convention 2020-2022), et selon utilisation de l'enveloppe annuelle du Département :

  • 10% pour communes potentiel financier >700€
  • 20% pour communes PF compris entre 606€ et 700€
  • 30% pour communes PF compris entre 560€ et 605€
  • 40% pour communes PF <560€
  • 10% pour EPCI potentiel fiscal >281€
  • 20% pour EPCI PF compris entre 241€ et 280€
  • 30% pour EPCI PF <240€
  • 10% sans condition de potentiel pour la maintenance du dernier classement réalisé (antérieur à 6 ans)

 

Si souhaité, un fractionnement de l’intervention sur 2 voire 3 années est possible afin de permettre l’étalement de la dépense sur plusieurs exercices budgétaires.

Les frais de conditionnement (achat de boîtes et du matériel de conservation) et d’élimination (enlèvement et destruction) des archives sont à la charge de la collectivité.