Archives publiques territoriales

Définition des archives

Selon le code du Patrimoine qui régit les archives :

Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.

code du Patrimoine, article L211-1

Le terme générique d’archives renvoie également à d’autres termes voisins employés : documents, dossiers, documents d’activité, données, information, fichiers informatiques, papiers, etc. Les archives sont ainsi documents papier et numériques, pouvant alors être un registre du XVIe siècle, un plan, une photographie numérique, tout comme un mail !

Les obligations des communes et établissements publics

Les communes et établissements publics sont des autorités productrices d’archives publiques. A ce titre, leurs archives sont imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public et ne peuvent en aucun cas être cédées ou détruites sans autorisation de l’État. L’autorité territoriale (maire ou président·e) est responsable civilement et pénalement des archives, mais c’est la commune ou l’établissement qui en est propriétaire.

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur.

code du Patrimoine, L. 212-6

Le contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques est exercé dans les départements, sur pièces ou sur place, par les directeurs des services départementaux d’archives, au nom du préfet. Il porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le classement, la conservation et la communication des archives. 

Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire (article L231-2 du code général des collectivités territoriales, et article L212-6-1 du code du Patrimoine). Les archives des collectivités doivent être conservées dans un bâtiment public (CGCT, R. 1421-4). Les projets de construction ou d’aménagement de locaux de conservation d’archives doivent être soumis au préfet pour autorisation.

En outre, les communes et leurs groupements doivent dresser un procès-verbal de récolement lors de chaque changement ou renouvellement d’exécutif, attestant de la nature des documents présents dans le fonds, de leurs conditions de conservation et des éventuelles lacunes.