L es rendez-vous avec l'équipe à ne pas manquer cet été !

Actualité du centre de gestion

24 Juin 2020

réveil

Les rendez-vous avec l'équipe à ne pas manquer cet été !

Le temps est venu de revenir sur site, de reprendre le cours de la vie de la collectivité.

Un redémarrage « au quart de tour » avant l’été serait tentant pour rattraper le retard pris, mais le choix de repartir « sur les chapeaux de roue » risquerait à terme de coûter cher aux équipes.

Il semble en effet illusoire de penser que le retour à une vie plus classique se fera de manière naturelle (ou immédiate), sans réflexions ni adaptations.

Qu’on l’ait vécue en activité partielle, en travail à distance ou en  travail en présentiel, la période de crise/de confinement a représenté pendant plusieurs semaines une parenthèse/un moment à part de notre vie professionnelle d’équipe.

Elle a pu révéler les points forts de la collectivité et ses capacités d’adaptation mais a aussi parfois amplifié les dysfonctionnements et difficultés déjà existantes, généré des sentiments d’iniquité entre les agents ou des besoins accrus de reconnaissance.

Quoi qu’il en soit, la crise a impacté psychologiquement les agents tant sur le plan professionnel que personnel…  

La prise en compte du facteur humain sera donc essentielle pour réussir une reprise plus régulière des activités et permettre de refaire équipe.

Et si cette période de déconfinement total constituait un moment clé pour permettre à son équipe de se retrouver et de se construire de nouvelles bases ?

Conseils et pistes d’outils pour accompagner les encadrants/managers des collectivités :

Communiquer et libérer la parole

Notre conseil

  • une écoute active

Prenez le temps, autant que possible, d’aller à la rencontre des équipes pour simplement communiquer, se remettre au diapason.

Nos outils

Les Questions ELFE peuvent vous aider, pour peu que vous vous montriez réellement disponible et sincère auprès de l’agent :

  • Que s’est-il passé ?
  • Quelles Emotions as-tu ressenties ?
  • Qu’est-ce qui a été Le plus difficile pour toi ?
  • Qu’est-ce-qui t’aide à Faire Face ?
  • Faire preuve d’Empathie : à votre manière, dites ce qui vous touche dans le récit de l’agent, sans chercher à tout prix à lui donner des solutions. Montrez juste que vous êtes là si besoin.

Plus de détails : https://bloculus.com/questions-elfe/

Installer les conditions d’une reprise conviviale et sereine

La fin du confinement «strict» marque un retour progressif aux conditions normales d’activité de chaque agent, même s’il subsiste encore des incertitudes.

Voilà, le jour du retour « au bureau » en situation réelle de travail est arrivé.

Les bonnes questions à se poser :

Comment repartir après cette période qui a pu être vécue très différemment par chaque agent ?

Comment éviter des comparaisons voire des tensions liées à ces différences de situation ?

  • Nos conseils

Il importe dans cette première phase de prendre « le temps de l’humain » et de veiller à rassurer.

Pour bien démarrer ce retour et dans de bonnes conditions, il est nécessaire de soigner la reprise d’activité des agents et des équipes pour reconnaître les efforts de chacun, pour rassurer sur les conditions de reprise, pour donner des lignes directrices et réinstaurer des collectifs de travail. Le retour est à la fois individuel mais aussi collectif.

Une telle reprise après les semaines de confinement se prépare ; n’hésitez pas à y consacrer du temps ! ce sera du temps gagné pour la suite.

Ré-accueilir les agents

Disposer d’une trame pour mener/guider ces entretiens

Il est important de rappeler l’objectif de l’entretien de ré-accueil :

  • Établir un état des lieux objectivé (dans la mesure du possible) et sans jugement après le confinement pour rétablir le lien voire préparer conjointement avec l’agent un plan d’actions au retour au travail en situation réelle destiné à favoriser les conditions d’une reprise réussie.
  • Il s’agira de créer un climat de confiance avec l’agent en adoptant un positionnement d’écoute bienveillante permettant de recueillir ses attentes face à la reprise, de considérer ses difficultés et le cas échéant, d’identifier ses besoins d’accompagnement.
  • L’entretien doit clarifier les missions prioritaires dévolues au service, à l’agent et les spécificités liées à la crise sanitaire. Enfin, il vise également à préciser les modalités sanitaires de reprise.
  • L’entretien sera adapté à chaque agent et à chaque situation (pour rappel pas d’obligation réglementaire mais une utilité certaine). Le modèle proposé a vocation à vous servir de source d’inspiration ; vous devrez l’adapter à votre contexte et à vos priorités managériales.

Nos outils

lien vers la fiche " Entretien de ré-accueil après confinement "

Lien vers la trame pour les entretiens de re-accueil : "guide d'entretien de reprise après confinement"

Faire un premier bilan de retour d’expérience en équipe

A partir d’un récit individuel, le manager peut aider à faire grandir toute l’équipe par la pratique du retour d’expérience qui part du principe que tout problème est une occasion d’apprendre.

Après avoir écouté attentivement l’agent et reformulé les ressentis, les points de vue, le manager peut s’adresser à toute l’équipe :

Les bonnes questions à se poser :

A votre avis, quelles sont 3 choses qui mériteraient d’être réitérées si une situation similaire se représentait ?
A votre avis, quelles sont 3 choses qui devraient être différentes la prochaine fois ?
Quelles seraient les ressources / moyens / compétences à installer d’ici là ?

Nos outils

Se fixer de nouveaux objectifs réactualisés et atteignables 

 Fixer des objectifs SMART

S = spécifique

Pour définir un bon objectif, il faut que celui-ci se rapporte à un élément bien précis, soit délimité au niveau géographique par exemple et dispose d’un financement spécifique.

M = mesurable

Un objectif doit être mesurable afin de contrôler les résultats. Pourtant, pour les objectifs plus qualitatifs, il est parfois difficile de quantifier un objectif.

A = assignable

Pour mettre en œuvre un objectif, il faut impérativement qu’une ou plusieurs personnes soient clairement identifiées comme responsables de la réalisation de l’objectif .

R = réaliste

Il faut pouvoir différencier une situation idéale et une situation concrète qui puisse être atteinte au sein d’une organisation.

T = temporellement défini

Au moment de la définition de l’objectif, il est important de fixer un échéancier, car sans repère temporel, l’objectif perdrait son caractère concret.

 

 eN SAVOIR +
se faire accompagner

La mission Conseil et accompagnement en organisation et ressources humaines (CAORH) du Centre de Gestion 44 vous propose des solutions pour optimiser vos outils de management et de gestion des ressources humaines.

Un accompagnement sur mesure

Nos missions sont personnalisées et co-construites avec vos services pour mieux nous conformer à vos enjeux, façons de faire et compétences. Parce que nous nous adaptons à toutes les situations, les raisons de faire appel à notre équipe varient d’une collectivité à l’autre.

Lien vers les différentes prestations du service CAORH

Plaquette de présentation du service CAORH

 

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