Description de la prestation
Le service Gestion des archives accompagne et apporte son soutien auprès des employeurs territoriaux pour leur permettre de répondre aux obligations réglementaires en matière d'archivage physique (papier) et numérique.
Objectifs
Composé de professionnels de l’information diplômés, archivistes itinérants travaillant en temps partagé selon la réglementation en vigueur prescrite par le Service Interministériel des Archives de France (SIAF) et en collaboration avec les Archives départementales de Loire-Atlantique, le service Gestion des archives intervient dans le domaine des archives et des données pour :
- Traiter les fonds d'archives papier : réaliser le tri, les éliminations et le classement physique et intellectuel réglementaire au sein de vos documents,
- Réaliser la maintenance du classement des archives : mettre à jour le classement initial et traiter l'accroissement documentaire de vos services depuis la dernière intervention de l'archiviste du Centre de Gestion de Loire-Atlantique,
- Organiser les documents numériques : structurer une arborescence informatique fonctionnelle et performante ; vous sensibiliser aux pratiques de classement et au préarchivage numériques,
- Accompagner dans la gestion des données : après une 1ère intervention d'un·e archiviste du Centre de Gestion de Loire-Atlantique, former au rôle de référent-archives pour coordonner vos actions d'archivage ; trier et éliminer vos données par des opérations de ménage numérique ; rédiger le référentiel de conservation de vos documents (gestion du cycle de vie de la donnée en conformité avec le RGPD et le code du Patrimoine),
- Aider à la réalisation réglementaire du récolement des archives post-électoral (élections municipales et communautaires) : vérifier la présence et l'état de vos archives ; rédiger le procès-verbal et l'inventaire sommaire attestant le transfert de responsabilités de vos archives d'un mandat à l'autre.
Démarche
L’intervention d’un archiviste s’effectue après demande écrite de la part de la collectivité (courrier postal ou électronique).
- AUDIT GRATUIT PRÉALABLE (hors récolement et maintenance régulière, sauf situation particulière),
- PROPOSITION D’UN DEVIS (nature des travaux archivistiques à mener, durée et coût de l’intervention),
- ENGAGEMENT ÉCRIT DE LA COLLECTIVITÉ (signature du devis),
- PROGRAMMATION DE LA MISSION AU PLANNING,
- SIGNATURE D’UNE CONVENTION,
- INTERVENTION DE L’ARCHIVISTE ET LIVRABLES.
A savoir
L'audit de pré-intervention sur site est gratuit.
Si souhaité, un fractionnement de l’intervention sur 2 voire 3 années est possible afin de permettre l’étalement de la dépense sur plusieurs exercices budgétaires.
Les frais de conditionnement (achat de boîtes et du matériel de conservation) et d’élimination (enlèvement et destruction) des archives sont à la charge de la collectivité.
