Que sont les archives ?

3819 kilomètres linéaires d’archives conservés en France dans les services publics d’archives constitués

 

QUE SONT LES ARCHIVES ?

Toute administration produit et reçoit de l’information dans le cadre de son activité. Ces documents prennent la qualité d’archives publiques dès leur création et sont régis par une législation et une réglementation bien particulières.

déFINITION DES ARCHIVeS

Selon le code du Patrimoine qui régit les archives :

« les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité »

(code du Patrimoine, article L211-1).

Le terme générique d’archives renvoie également à d’autres termes voisins employés : documents, dossiers, documents d’activité, données, information, fichiers électroniques, papiers, etc. Les archives peuvent ainsi être un registre du XVIe siècle, un plan, une photographie, comme un mail du XXIe siècle !

 

Ancien registre de délibérations
Ancien registre de délibérations

Par ailleurs, il est fondamental de distinguer les archives de la documentation. Les archives sont des documents uniques alors que la documentation regroupe un ensemble de documents servant à apporter de l’information sur un même sujet (ouvrages, revues, rapports, autres publications existant en multiples exemplaires). Contrairement aux archives, la documentation peut être éliminée dès péremption, sans visa.

LA RéGLEMENTATION DES ARCHIVES

Le contrôle scientifique et technique exercé par le Service interministériel des Archives de France (SIAF), un des services patrimoniaux du ministère de la Culture, porte sur les conditions de gestion, de collecte, de sélection et d’élimination ainsi que sur le classement, la conservation et la communication des archives. Il est exercé dans les départements, sur pièces ou sur place, par les directeurs des services départementaux d’archives, au nom du préfet.

LES ARCHIVES DES COMMUNES ET éTABLISSEMENTS PUBLICS

Les communes et établissements publics sont des autorités productrices d’archives publiques. A ce titre, leurs archives sont imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public et ne peuvent en aucun cas être cédées ou détruites sans autorisation de l’Etat. Le maire ou le président est responsable civilement et pénalement des archives, mais c’est la commune ou l’établissement qui est propriétaire.

archives contemporaines
Archives contemporaines

Les frais de conservation des archives constituent une dépense obligatoire (article L231-2 du code général des collectivités territoriales, et article L212-6-1 du code du Patrimoine). Les archives  des collectivités doivent être conservées dans un bâtiment public (CGCT, R. 1421-4). Tout transfert, qu'il soit temporaire ou non, chez un particulier, même s'il s'agit du maire/président ou d'un élu, est interdit. Les collectivités informent le préfet de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives (CGCT, R. 1421-5). Les projets de construction ou d’aménagement de locaux de conservation d’archives doivent être soumis au préfet pour autorisation.

En outre, les communes et groupements doivent dresser un procès-verbal de récolement lors de chaque changement ou renouvellement d’exécutif. Ce relevé, à adresser aux Archives départementales, atteste de la nature des documents présents dans le fonds, de leurs conditions de conservation, et fait état des potentielles lacunes.

 

 

 

 

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur.

(code du Patrimoine, L. 212-6)

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