Pourquoi et comment gérer les archives ?

3 objectifsde la gestion des archives

Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l’information qu’est l’archivistique. La bonne gestion de l’information à la source permet aux collectivités de réaliser des gains financiers et de temps considérables, et garantit assurément l’efficacité du travail administratif.

LES FINALITES DES ARCHIVES

Le cycle de vie des archives possède 3 âges auxquels correspondent 3 utilités d’organiser la conservation des archives : 

  • 1er âge : les archives courantes sont les documents actifs qui servent à la gestion quotidienne des affaires de l’administration.
  • 2e âge : les archives intermédiaires sont les documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement pour des besoins administratifs ou juridiques ponctuels (contrôles, justifications diverses, contentieux) ; au terme de cette utilité, les archives sont soit conservées, soit éliminées.
  • 3e âge : les archives définitives sont les documents qui, sortis des âges courant et intermédiaire, doivent être conservés sans limitation de durée en raison de leur intérêt historique.
La théorie des 3 âges
 

La théorie des 3 âges

 

La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche.

(code du Patrimoine, article L211-2)

ORGANISER LE CIRCUIT DE L’INFORMATION 

L’information traitée par les services administratifs doit être organisée dès en amont afin d’optimiser l’efficacité du travail administratif. Et gérer la production documentaire dès la création de l’information par les agents, c’est anticiper l’archivage définitif.

L’archiviste étudie les documents papier et informatiques, leur circuit, puis conçoit et met en œuvre des outils de gestion appropriés à chaque collectivité : plans de classement, tableaux de gestion, règles et procédures de tri des dossiers courants et intermédiaires conservés dans le bureau.

Egalement, l’archiviste, aux côtés de l’informaticien, élabore et diffuse les règles de configuration des fichiers informatiques en préparation de l’archivage électronique : format, nommage, contrôle de version, métadonnées, forme des mails.

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d’un fonds d’archives brut éliminés lors du traitement

ARCHIVER LES DOSSIERS CLOS

L’archivage est le terme commun employé pour désigner le traitement en aval des dossiers papier ou électroniques clos, versés ou non dans un local/sur un serveur de façon plus ou moins brute. Il comporte plusieurs étapes :

  • 1 ère étape : Le tri et les éliminations des documents devenus inutiles après l’expiration de leur durée d’utilité administrative (DUA). Toute élimination d’archives est exclusivement réalisée avec le visa préalable du Directeur des Archives départementales au titre du contrôle scientifique et technique.

Ces opérations nécessitent l’utilisation de tableaux de gestion indiquant pour chaque catégorie de documents sa durée utile et/ou réglementaire de conservation, puis son sort final (tri, élimination, conservation intégrale). A cet effet, le SIAF a publié des instructions pour le tri et la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales (DAF/DPACI/RES/2009/018 et DGP/SIAF/2014/006).

  • 2 ème étape : Le classement et l’inventaire des documents

Les documents versés par chaque service administratif sont regroupés par domaine d’activité, selon leur nature et leur date. Ils sont ensuite classés dans les séries et sous-séries des cadres de classement réglementaires (cadre de classement de 1926 pour les archives anciennes et modernes, et série W continu pour les archives contemporaines postérieures à 1982), cotés puis conditionnés.

L’inventaire permet de décrire de façon normée les archives classées et d’avoir ainsi la connaissance du fonds d’archives. Cet instrument de recherche doit être envoyé aux Archives départementales, et mis à la disposition du public, les mentions nominatives ayant été préalablement occultées.

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